Qu'est-ce que le syndic ?
| Article complet décrivant le rôle et actions du Syndic au sein d'une copropriété. |
- LES FONCTIONS DU SYNDIC -
GENERALITES
Le syndic reçoit mandat des copropriétaires de gérer la copropriété pour leur compte, suivant les instructions votées par l’Assemblée Générale. Il assure l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’Assemblée Générale. Il administre l’immeuble, pourvoit à son conservation, à sa garde et à son entretien. Il est le mandataire représentant légal du syndicat de copropriétaires vis-à-vis des tiers.
MISSIONS DU SYNDIC
-
Assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’Assemblée Générale.
-
Pourvoir à la conservation et à l’entretien des bâtiments
-
Mettre en œuvre tous les marchés de travaux votés (ravalement de façades, goudronnage, étanchéité toiture, mise aux normes ascenseurs, etc…).
-
Faire procéder de sa propre initiative à l’exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde des bâtiments en cas d’urgence.
-
Etablir et tenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble
-
Etablir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, les soumettre au vote de l’Assemblée Générale et tenir pour chaque syndicat de copropriétaires une comptabilité séparés faisant apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat.
-
Ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versés sans délai, toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat.
-
Représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.
-
Assister aux réunions de conseils syndicaux (le nombre étant déterminé par le mandat de syndic)
-
Effectuer des visites de copropriétés (le nombre est déterminé par le mandat de syndic)
-
Assister aux réunions de suivi de chantier (ravalement de façades, réfection étanchéité toiture, etc…)
-
Organiser la réunion de conseil syndical préparatoire à l’Assemblée Générale (contrôle des comptes, établissement de l’ordre du jour de l’Assemblée Générale)
-
Recueillir tant au téléphone, que dans ses bureaux, les doléances des copropriétaires (conseils, comptabilité, administratif, etc…)
POSTE FINANCIER
- Le syndic est responsable des engagements de dépenses. Il doit s’assurer qu’il dispose des fonds pour régler les entreprises selon l’échéancier arrêté au contrat (devis acceptés).
- Le syndic n’a pas à faire d’avance de fonds pour le compte de la copropriété.
- Le syndic doit, avec l’aide éventuel du conseil syndical, élaborer un budget annuel et doit être attentif à prévoir toutes les dépenses courantes et à les évaluer correctement.
- Le syndic veille au règlement des charges par les copropriétaires dans les temps qui leur est imparti.
- Il doit prendre les mesures conservatoires nécessaires qui permettent de sauvegarder la créance du syndicat, par une prise d’hypothèque par exemple.
POSTE ENTRETIEN ET TRAVAUX
- Le syndic est responsable du bon entretien de l’immeuble.
- Il doit signaler au conseil syndical, les dégradations constatées lors de ses visites : soit il y remédie immédiatement en utilisant l’enveloppe financière votée, soit il prépare le dossier en vue de soumettre à l’assemblée générale un projet de travaux.
- Il vérifie le bon fonctionnement des équipements.
- Il gère également les contrats d’entretien obligatoires (ascenseurs, portails automatique, chauffage collectif, VMC, entretien espaces, ménage, etc..) et surveille l’exécution des prestations.
Travaux
-
Le syndic doit sélectionner, avec l’aide du conseil syndical, les entreprises en fonction de leur spécialisation, il doit veiller à ne pas confier de travaux à des entreprises qui n’ont pas les qualifications requises et contrôler les références des polices d’assurance de ces entreprises.
A la fin des travaux, le syndic procède à la réception de ceux-ci, inscrit les réserves éventuels au procès verbal et ne règlera le solde du chantier que lorsque les réserves auront été levées en totalité.
Travaux urgents
-
Le syndic entreprend sans tarder les travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. L’urgence peut se rapporter à la conservation de l’immeuble : mettre fin à un danger imminent, éviter l’aggravation d’un désordre ou encore assurer la sécurité du bien.
POSTE ADMINISTRATIF
LES ASSEMBLEES
-
Le syndic provoque les Assemblées Générales, convoque les copropriétaires, établit les procès verbaux, en délivre les copies ou extraits certifiés conformes.
-
Il tient le registre des procès verbaux des Assemblées Générales.
-
Il met à jour la liste des copropriétaires, avec l’indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que la mention de leur état civil et de leur domicile.
-
Il met en œuvre les décisions prises par l’Assemblée Générale sous le contrôle éventuel du conseil syndical.
-
Il souscrit les contrats pour l’entretien de la copropriété.
LES ARCHIVES
-
Le syndic conserve les archives et doit être en mesure de s’y reporter en cas de besoin.
-
Dans les archives, on distingue les « archives vivantes » utiles dans la gestion courante et qui doivent être immédiatement accessibles – des « archives dormantes » que le syndic peut remiser.
PERSONNEL D’IMMEUBLE
- Le syndic engage et congédie le personnel de l’immeuble.
- Le syndicat est l’employeur, mais le contrat de travail est signé par le syndic, mandataire du syndicat.
POLICE D’ASSURANCE
- Le syndic souscrit une multirisque habitation, pour la protection de l’immeuble et des parties communes.
- Pour les travaux couverts par une garantie décennale, le syndic souscrit une assurance Dommage-Ouvrage.
SOUSCRIPTION DES CONTRATS D’ABONNEMENT
-
Le syndic présente à l’Assemblée Générale les nouveaux contrats annuels qu’il juge utile de souscrire qu’ils soient ou non obligatoires, après avoir fait une étude de marché.
-
Pour la mise en concurrence, il présentera les concurrents selon les directives reçues de l’Assemblée Générale (nombre de devis, consultation du conseil syndical, etc…)
RESPECT DU REGLEMENT
-
Le syndic intervient rapidement, dès qu’un copropriétaire enfreint le règlement pour faire cesser un comportement qui compromet la solidité de l’immeuble, pour interrompre des travaux non autorisés, ou encore pour faire supprimer les travaux qui modifient l’aspect de l’immeuble ou ses qualités phoniques.
LES ACTIONS EN JUSTICE
Le syndicat est amené à attaquer ou à se défendre devant les tribunaux pour une malfaçon, des impayés importants, un litige avec un copropriétaire ou une entreprise, etc…
Exception à la demande d’autorisation à l’Assemblée Générale
- Le syndic doit alors aviser chaque copropriétaire de l’existence et de l’objet d’une instance judiciaire qui concerne le syndicat.
- Le syndic, pour agir au nom du syndicat, sollicite préalablement l’autorisation de l’Assemblée Générale (cette autorisation doit être très précise sous peine de voir la procédure introduite, perdue, parce qu’elle aura été jugée irrégulièrement engagée).
- L’Assemblée Générale doit nommer les personnes qui seront assignées par le syndicat, définir les désordres constatés, indiquer la nature et le montant des demandes.
Exception à la demande d’autorisation à l’Assemblée Générale
-
Si le syndicat est attaqué, le syndic peut le défendre sans attendre l’autorisation, étant donné l’urgence.
-
Le syndic peut saisir seul le juge de référés, qui est un peu le juge de l’urgence.
-
Une fois la procédure engagée, si après un premier jugement la procédure se poursuit en Appel et en Cassation, le syndic n’a pas besoin d’une nouvelle habilitation de l’Assemblée Générale.
OBLIGATION DE CONSEIL
Le syndic doit éclairer les copropriétaires :
- sur leurs droits,
- les difficultés,
- le coût et le délai d’une procédure afin que la décision ou le choix d’une procédure soit faite après avoir bien pesé les risques et les frais engendrés.
